Posted by on 30.7.2019

Kiinnittämällä huomion vaarallisiin työyhdistelmiin, säästimme tänä kesänä 35 000 euroa asiakkaan rahoja.

Vaarallisella työyhdistelmällä tarkoitetaan sitä, että samalla henkilöllä on oikeus hyväksyä ja maksaa laskuja sekä palkkoja. Vaarallisen tästä yhdistelmästä tekee sen, jos tämä kyseinen henkilö sattuu olemaan epärehellinen tai vasta aloittanut työssään. 

Väitän, että 90% pieniä yhtiöitä näitä yhdistelmiä on eikä niistä päästä koskaan eroon. Pienissä yhtiöissä yrittäjä on se vaarallinen työyhdistelmä, joten tilanne ei ole yrityksen kannalta niin vaarallinen, siinähän yrittäjä vain hallitsee ns omia rahojaan eikä maksa yhtään laskua joka on vähänkin epäilyttävä.

Hieman suuremmissa yhtiöissä, joissa on palkattu toimistohenkilö, joka hoitaa laskutuksen, palkat sekä ostolaskujen maksun, tilanne on vaikeampi. Hyvin harvoin johto ehtii tai ylipäätään osaa varoa näitä yhdistelmiä. Heillä on yrityksen liiketoiminnan kanssa riittävä kiire ja ovat vain iloisia, jos toimistohenkilö pystyykin hoitamaan asioita itsenäisesti. Onneksi nykyiset ohjelmistot (Netvisor, Procountor) tukevat ostolaskujen kiertoja (ovat myös helppo asettaa, jolloin niitä käytetään) ja tällä estetään se, ettei yksi ja sama henkilö ole vastuussa kaikesta. Nyrkkisääntönä on, että sama henkilö, joka hyväksyy ostolaskut ei maksa samoja laskuja. Tai henkilö, joka laskee palkat, ei maksa palkkoja. Tai ainakin tässä välissä, joku muu on hyväksynyt kyseiset asiat.

Jos teillä on kumppanina tilitoimisto, käyttäkää hyödyksi heidän osaamistaan. He voivat olla se ”yksi ylimääräinen henkilö”, joka tarkastaa laskuja tai laskee palkkoja.

Tänä kesänä yleinen huijaus oli sellainen, jossa yrityksen toimitusjohtajan nimissä lähetettiin viesti toimistohenkilölle. Ensin kysyttiin tilin saldo, jos siihen tuli vastaus, annettiin seuraavaksi tilinumero, johon piti maksaa lasku. Koska olimme asiakkaan kanssa sopineet, että me maksamme laskut ja yrityksen toimistohenkilö tarkastaa laskut, jäi tämä huijaus toteutumatta. Kyseessä oli tapaus, jossa yhtiön työntekijä oli ollut vain pari viikkoa töissä eikä ollut vielä tietoinen siitä millaisia laskuja ja mistä osoitteista yritykselle tulee.

Ja jos teillä sattuu olemaan töissä se epärehellinen työntekijä, usein hänelle riittää tieto siitä, että hänen toimiaan tarkkaillaan. Jos työntekijä huomaa, että hänen toimiaan ei tarkkailla, kasvaa riski siitä, että jotain tulee tapahtumaan. Yleensä tässä on taustalla muuttunut henkilökohtainen tilanne esimerkiksi avioero, epäonnistuneet sijoitukset tai yksinkertaisesti halu leveämmästä elämästä. Pahimmillaan kestää vuosia ennen kuin näiden jäljille päästään, jolloin on menetetty jo kymmeniä tai satoja tuhansia euroja.

Seuraavan kerran kun tilintarkastajanne aloittaa jokavuotisen keskustelun vaarallisista työyhdistelmistä, kiinnittäkää siihen erityinen huomio ja kiittäkää häntä. Vaarallisten työyhdistelmien välttämisessä on mahdollisuus säästää satoja tuhansia euroja.