Posted by on 1.10.2016

Yrityksillä tulee eteen hetkiä, jolloin tilitoimiston vaihto on ajankohtainen. Syitä on monia, mutta selvästi yleisimmät syyt ovat palvelutason lasku, kirjanpitäjän vaihtuminen ja tarpeiden muuttuminen. Tarpeiden muuttuminen on asia johon nykyinen tilitoimisto ei välttämättä voi vaikuttaa, koska perinteisten tilitoimistojen reagointi yksittäisten asiakkaiden ohjelmistotoiveisiin ei ole aktiivista. Ei myöskään kannattavaa, koska edelleen suurin osa pienten yritysten kirjanpidoista tehdään vanhaan tyyliin, jossa ei ole mitään vikaa. Kaikki on siitä kiinni mitä sinä asiakkaana tarvitset.

Uudet sähköiset ratkaisut, kuten Netvisor ja Procountor, tarjoavat mahdollisuuden antaa tukea ja opastusta enemmän samalla rahalla, koska iso osa asioista on automatisoitu.

Tärkein asia tilitoimiston vaihdossa on ajankohta. Itse suosittelen, että vaihto tehdään tilikauden vaihteessa, jos halutaan siirtyä perinteisestä tilitoimistosta sähköiseen tilitoimistoon. Aika usein tilitoimistot veloittavat vaihdosta kustannuksia esim. perustamiskulut. Tilikauden vaihtuessa uuden tilitoimiston ei tarvitse syöttää (pakollisia) historiatietoja kuin yhdeltä vuodelta, joka pienentää siirtymisestä aiheutuvaa työtä ja siten myös kustannuksia.

Toinen merkittävä syy on vastuu. Harvoin kirjanpidoissa on merkittäviä virheitä, mutta niiden sattuessa on helpompaa saattaa vastuuseen taho, joka on virheen tehnyt. Mikäli samaa tilikautta on tehnyt kaksi eri tilitoimistoa, voi syyllistä olla vaikea löytää. Tosin yleensä tilinpäätöksen tehneen kirjanpitäjän vastuulla on se mitä tilinpäätöksessä on, vaikka alkuvuoden kirjauksia olisi tehnyt joku muu. Mutta jos tuntuu, ettei nykyinen tilitoimisto toimi, ei vaihtoa kannata lykätä tilikauden vaihtumiseen. Pahimmassa tapauksessa maksat moninkertaisesti siitä, että et ole saanut oikeaa ja riittävää tukea toimintaasi.

Tilitoimiston vaihto on helppoa, jos sinulla on käytössä esimerkiksi Netvisor ja haluat säilyttää saman ohjelman. Tässä tapauksessa riittää, että Netvisorin käyttöoikeudet siirretään uudelle tilitoimistolle. Eli aivan käsittämättömän helppoa, ei tarvitse murehtia historiatiedoista tai pankin valtakirjoista. Katso-valtuutus ja Netvisorin käyttöoikeus riittävät. Tätä vaihtamisen helppoutta moni tilitoimisto kritisoi, mutta mielestäni tämä on asiakkaalle hyvä, vaihtaminen on helppoa, jos yhteistyö ei toimi.

Mutta mikäli haluat siirtyä perinteisestä tilitoimistosta sähköisiä palveluja tarjoavaan toimistoon, on polku hieman erilainen. Tässäkin tapauksessa on monia eri vaihtoehtoja, mutta otan oletuksena sen, että yritys siirtyy samalla käyttämään ohjelmiston tarjoamia hyötyjä eli ottaa käyttöön myyntilaskutuksen ja ostolaskujen maksun. Aikaisemmin nämä asiat on hoidettu esimerkiksi verkkopankin kautta.

Uusi tilitoimisto kannattaa etsiä jo hyvissä ajoin ennen tilikauden päättymistä, ihannetapauksessa 2-3 kuukautta aikaisemmin, mutta pari viikkoakin riittää, jos asiat tehdään järkevästi. Valitettavasti muut työt ja lomat sotkevat aikataulua, joten siksi tuo pari kuukautta aikaisemmin on hyvä nyrkkisääntö. Yleensä myös palvelu ja hinta ovat parempia sinulle mitä aikaisemmin olet liikenteessä. Ja jo pelkästään vanhan tilitoimiston irtisanominen tuo säästöä, kun sinun ei tarvitse maksaa ylimääräisistä kuukausista. Yleensä irtisanomisaika on kaksi kuukautta.

Kun olet löytänyt hyvän tilitoimiston, on seuraavat asiat tehtävä, jotta palvelua päästään käyttämään. Käytän esimerkkinä Netvisor-ohjelmistoa, koska itselläni on siitä paras tuntemus tällä hetkellä.

  1. Palveluista sopiminen

Näistä asioista on yleensä sovittu jo tarjousvaiheessa, mutta suositus on, että otat ohjelmiston puolelta käyttöön myyntilaskutuksen ja ostolaskujen maksun. Samoin palkanlaskenta toimii Netvisorin kautta.

  1. Maksuliikenteestä sopiminen

Tilitoimisto täyttää puolestasi valtakirjan pankkia varten. Valtakirjalla valtuutetaan ”Netvisor” maksun välittäjäksi eli pankki toimittaa aineiston Netvisoriin, jossa se ohjautuu tilinumeron perusteella oikeaan yritykseen. Nordean ohjeaika tällä hetkellä yhteyden avaamiseen on viisi pankkipäivää. Kun maksuliikenteestä on sovittu, et tarvitse enää verkkopankkia.

  1. Katso-valtuutus

Katso-tunnuksilla voit valtuuttaa tilitoimiston lähettämään puolestasi veroilmoituksen, kausiveroilmoitukset ja esimerkiksi Kelan hakemukset. Harva yrittäjä tarvitsee Katso-tunnuksia muulloin kuin alkuvaiheessa, joten ne voi kätevästi uudelleenaktivoida osoitteessa yritys.tunnistus.fi. Ohjeena on, että Katso-valtuutus kohdistetaan tilitoimistolle eikä yksittäiselle käyttäjälle. Tilitoimiston pääkäyttäjä voi taas valtuuttaa henkilökunnan tekemään ilmoitukset. Tämä on paras tapa, koska siinä et ole suoraan sidottuna tiettyyn henkilöön.

  1. Laskutusosoitteiden ilmoittaminen

Samalla kun siirryt käyttämään sähköisiä palveluita, on järkevintä muuttaa ostolaskut tulemaan verkkolaskuina ja paperilaskut erilliseen skannauspalveluun. Tämä on halvempaa ja helpompaa kuin paperisten laskujen skannaaminen itse. Mitä nopeammin saat ilmoitettua ostolaskuja sinulle lähettäville tahoille uuden laskutusosoitteen sitä nopeammin pääset hyödyntämään ohjelmiston tarjoamia etuja.

  1. Opastus uuteen ohjelmaan

Vaikka yrittäjät osaavat yleensä kaiken, kannattaa ottaa tilitoimistolta vastaan uuteen ohjelmaan alkukoulutus, joka auttaa sinua käyttämään ohjelmaa tehokkaasti. Tilitoimiston pitäisi ajatella asiaa niin, että sinä säästäisit mahdollisimman paljon aikaa ja kouluttaa sinua niin paljon ohjelman käytössä, että käyttösi olisi tehokasta.

  1. Sähköinen allekirjoitus

Suosittelen ottamaan käyttöön sähköisen allekirjoituksen, joka helpottaa oman yrityksen sopimusten allekirjoittamista tulevaisuudessa. Itse otin omassa toimistossa sähköisen allekirjoituksen käyttöön ja tavoitteena on allekirjoituttaa kaikki tilinpäätökset sähköisesti. Asiakkaalta allekirjoittaminen ei vaadi muuta kuin pankkitunnuksilla hyväksymisen.

Loppuun vielä esimerkki siitä miten hoidan itse asiat:

Kun olemme päässeet asiakkaan kanssa sopimukseen, lähetän kaikki allekirjoitettavat valtakirjat sekä sopimuksen sähköisen allekirjoituspalvelun kautta. Asiakkaalle ei jää muuta kuin ”allekirjoittaa” sopimukset pankkitunnuksilla. Kun yhteydet on saatu avattua n. viikon päästä, tapaamme henkilökohtaisesti, käymme ohjelmaa läpi ja samalla hoidamme Katso-valtuutuksen, jos palvelu ei ole ennestään tuttu.

Pankin käsittelyajasta riippuen asiakas saa kaiken alkurutiinin hoidettua noin viikossa.
Suurin kiitos on tullut siitä, ettei tarvitse enää turhaan skannailla papereita.

Lopulta tilitoimiston vaihto ei ole niin suuri asia kuin miltä se voi tuntua. Mielestäni uuden tilitoimiston tehtävä on hoitaa asiat asiakkaan puolesta niin ettei asiakkaan tarvitse huolehtia asioista, jotka hän alunperinkin on halunnut ulkoistaa. Jos tuntuu, ettei uusi tilitoimisto pysty hoitamaan vaihtoa sinulle helpoimman mukaan, kannattaa se vaihtaa heti. Yrittäjän aika on liian kallista tuhlattavaksi muuhun kuin siihen mitä varten yritys on perustettu.