Posted by on 27.2.2018

Tilitoimistoissa tilinpäätösaika on haastava monella tapaa, normaalin työn päälle tulevat tilinpäätökset ja vuosi-ilmoitukset, joten suurimman osan on tehtävä ylitöitä, jotta työt valmistuvat ajallaan. Asiakkaille tilinpäätösaika näkyy huonompana vasteaikana ja jopa virheinä.

Palvelen asiakkaita tällä hetkellä yksin ja reilusta 50 asiakkaastani 34 asiakkaan tilikausi loppuu kalenterivuoden päättyessä. Eletään helmikuun loppua ja osaltani tilinpäätösaika on ohi. Tietysti minullakin on asiakkaita, jotka eivät saa toimitettua vaadittavia raportteja ennen huhtikuuta ja siten vielä pari tilinpäätöstä tekemättä.

Miksi halusin tehdä kaikki tilinpäätökset valmiiksi helmikuun loppuun mennessä? Tähän on puhtaasti kaksi syytä, ensiksikin haluan, että asiakkaat saavat mahdollisimman nopeasti tietoonsa lopullisen tuloksen ja pääsevät aloittamaan vuoden ilman, että vanhoihin asioihin tarvitsee palata. Toinen syy oli Verohallinnon muutos ennakon täydennysmaksussa. Aikaisemmin ennakon täydennysmaksua oli osakeyhtiöillä aikaa maksaa neljä kuukautta, nyt tämä aika lyheni yhteen kuukauteen.

Tammi-helmikuun aikana kirkastui entisestään oma toiminta-ajatus, on ilo palvella asiakkaita, jotka arvostavat palvelua. Koen, että omat asiakkaani eivät ole kärsineet tilinpäätösajasta, olen saanut pidettyä palvelutason ennallaan ja hoitanut kuukausikirjanpidot ajallaan. Tällä hetkellä tilanne on se, että lähes kaikki tilinpäätökset on tehty, veroilmoitukset lähetetty, tilintarkastukset tehty ja myöskin tammikuun kirjanpidot.

Teen asioita hyvin etupainotteisesti ja siksi pystyn tarvittaessa nopeallakin aikataululla irtoamaan muutamaksi päiväksi mielenkiintoiseen projektiin. Alv-päivä, joka on 12. päivä, ei ole minulle mikään maali, koska suurin osa edellisen kuukauden kirjanpidoista on tehty jo seuraavan kuukauden 12. päivä, jolloin alv-päivään on aikaa vielä kuukausi.

Toivon, että osa tilitoimistoista saa tästä palvelumallista jotain irti, koska asiakkaat ovat pitäneet nopeasta ja henkilökohtaisesta palvelusta.

Alla muutamia asioita, jotka ovat mahdollistaneet hyvän valmistumisaikataulun:

  1. Kaikki epäselvyydet ja puuttuvat tositteet käyty läpi marras-joulukuun aikana
  2. Marraskuun jälkeen ei yhtään avoimia asioita, kaikki selvitetty
  3. Tilinpäätöspalavereita pidin jo joulukuussa, jolloin käytiin läpi mennyttä vuotta ja pohdittiin tulevan vuoden mahdollisuuksia
  4. Tilinpäätöksistä 90% allekirjoitettu sähköisesti VismaSignin avulla
  5. Viestintä asiakkaille
  6. Tehokas aikataulutus ja aikataulujen orjallinen noudattaminen

Viimeinen kohta on mielestäni kaikkein tärkein osa. Kysyin jo lokakuun lopussa asiakkaiden toiveita tilinpäätöksen valmistumiselle. Kaikki jotka antoivat silloin toiveen, pystyin aikatauluttamaan heidän toiveiden mukaan. Loppujen osalta tilanne oli seuraavanlainen:

  1. Tammikuun ensimmäisellä viikolla pienet asiakkaat, joissa ei ole tilintarkastusta (nämä sai tehtyä kerralla valmiiksi veroilmoitusta myöten)
  2. Tammikuun toisella viikolla suuremmat asiakkaat, joiden ostolaskuja tulee vielä tammikuun alussa, näissä myös tilintarkastus, joten ei voi tehdä kuin tilinpäätöksen valmiiksi
  3. Tammikuun kolmannella viikolla suurimmat asiakkaat, koska viimeistään tässä vaiheessa on tullut kaikki mahdolliset laskut, pankkien saldotodistukset ja vastaavat
  4. Tammikuun viimeisellä viikolla palkanlaskennat ja loput vuosi-ilmoitukset

Luonnollisesti jokaisen viikon aikana on ollut normaalia kuukausikirjanpitojen tekemistä, mutta tämä aikataulutus toimi ainakin itselleni todella hyvin eikä tullut tehtyä turhaa työtä juurikaan.

Tiedän, että osa ajattelee sitä, että minulla on jotenkin erikoisen hyvät tai helpot asiakkaat eikä tämä vastaava malli toimi meillä. Minulla on koko kirjo asiakkaita, olen tehnyt alkuvuoden aikana myös paljon muuta, joten tämä varmasti toimii, jos sinulla on halu palvellla asiakasta parhaalla mahdollisella tavalla.

Mitä sinun kannattaa asiakkaana ottaa tästä opiksi:

Sinun kirjanpitopalvelun laatu ja taso riippuu täysin sinusta itsestäsi. Mikäli olet tunnollinen ja teet asioita ohjeiden mukaan myös tilitoimistoon päin, saat valtavan hyvää palvelua. Mutta mikäli toimitat aineistoa vähän kerrallaan ja aina puuttuu jotain, on kirjanpitoa vaikea saada valmiiksi kerralla ja tämä valitettavasti tulee maksamaan jossain kohtaa. Ja muista vaatia palvelua tai ainakin esitä toiveita. Kukaan ei osaa lukea ajatuksia ja siksi sinun pitää kertoa toiveesi tilitoimistolle, koskevat ne sitten kuukausittaista raportointia, tilinpäätöstä tai viestien sisältöä. Jokainen tilitoimisto on asiakasta varten ja ainakin minä haluan antaa parasta mahdollista palvelua. Paras mahdollinen palvelu nykyisille asiakkaille tarkoittaa myös sitä, että osalle uusista asiakkaista pitää sanoa ei, se tuntuu pahalta, mutta sitäkin on pitänyt tehdä.

Lopuksi: jos tunnet hyvän kirjanpitäjän tai sellaiseksi aikovan, pyydä ottamaan minuun yhteyttä, koska olen päättänyt palkata sopivan henkilön heti hänet löydettyäni.