Posted by on 12.10.2016

Palasin ajassa taaksepäin ja mietin mitä asioita arvostin itse tilitoimistoasiakkaana. Kolme asiaa nousi ylitse muiden: helppous, luotettavuus ja riittävä tieto.

Kaikki kolme asiaa nivoutuvat yhteen ja samaan asiaan – hyvään yhteyshenkilöön. Koska iso osa manuaalisesta työstä tilitoimistoissa on muuttunut, on yhteyshenkilön merkitys kasvanut. Yhteyshenkilöllä on ollut aina iso merkitys, mutta mielestäni se on vain kasvanut nykyisessä toimintaympäristössä, jossa asiakas tekee ison osan asioista itse. Silloin kun apua tarvitaan, pitää oikea vastaus saada heti.

Tämä on mielenkiintoinen huomio, ja se on selkeästi huomattu myös tilitoimistojen keskuudessa, koska lähes jokainen tilitoimisto tarjoaa omaa tuttua yhteyshenkilöä. Suuremmissa organisaatioissa tämä on vaikea toteuttaa tiimiajattelun myötä, jossa tiiminvetäjä ei välttämättä ole perillä kaikista asioista. Pienemmissä toimistoissa asiakkaita hoidetaan kirjanpitäjä edellä ja mahdollisuus asiakkaan oikeaan palveluun on olemassa, mutta tämä on taas niin henkilöriippuvaista, että palvelutaso saman toimiston eri kirjanpitäjien välillä voi olla merkittävän suuri.

Miten tämä pitäisi hoitaa? Mielestäni ainoa oikea tapa on rekrytoida intohimoisia kirjanpitäjiä hoitamaan asiakasyritysten asioita. He ovat parhaimmillaan paremmin sisällä yrityksen asioista kuin talon sisällä työskentelevät, mutta ovat kuitenkin ulkoistettu resurssi, jonka kustannus on etukäteen tiedossa ja on yleensä halvempi kuin oma henkilökunta. Riski on ulkoistettu eikä makseta turhista töistä.

Kirjanpitäjän pitää olla aidosti kiinnostunut oman asiakasyrityksen asioista ja hänen täytyy sitoutua tekemään asiakkaalleen hyvää. Hänen pitää oma-aloitteisesti kertoa asiakkaalleen asioista, jotka hän huomaa taloushallintoa hoitaessaan, vaikka ne eivät sopimukseen kuuluisikaan. On selvää, että pienempienkin asioiden hoitaminen vie aikaa eikä siitä välttämättä suoraan pysty laskuttamaan. Kun kirjanpitäjällä on intohimo palvella asiakasta, tulee hänen intohimo palkituksi jossain vaiheessa. On se sitten parempi palkka, mielekkäämpi työtehtävä tai jopa työpaikka asiakasyrityksessä (jos on siitä kiinnostunut).

Tilitoimiston vetäjän tehtävänä on pitää puitteista huolta, jotta kirjanpitäjät voivat hoitaa intohimoaan. Hyvistä teoista pitää palkita tavalla, joka henkilöä motivoi.

Mielestäni hyvä yhteyshenkilö (kirjanpitäjä) täyttää seuraavat kriteerit

  1. Saat hänet helposti kiinni
  2. Saat vastauksen heti kun olet kysymyksesi esittänyt
  3. Hän tekee asiat aina lupaamassaan aikataulussa
  4. Hän on sinuun oma-aloitteisesti yhteydessä, muulloinkin kuin pyytäessään myöhästynyttä aineistoa
  5. Voit luottaa häneen

Yhteyshenkilöä valitessa kannustan sinua luottamaan ensivaikutelmaan: jos joku ei tunnu hyvältä vaihtoehdolta, ei se välttämättä ole sinulle sitä. Iso osa kirjanpitäjän ja asiakkaan välisestä yhteistyöstä on kiinni siitä miten he tulevat keskenään toimeen, joten luota omaan ihmistuntemukseesi.

Pohdin pitkään tätä kirjoittaessani, että onko sopiva otsikko yhteyshenkilö vai kirjanpitäjä. Päädyin kirjanpitäjään, koska mielestäni se kuvaa paremmin sitä palvelua, jota sinä olet tilitoimistosta hakemassa ja edelleen iso osa kaikista yhteyshenkilöistä on kirjanpitäjiä. Kirjanpitäjän nimi myös hehkuu luotettavuutta ja vanhan ajan särmää, yrityksillä pitää olla kirjanpitäjän kaltainen peruskallio nykyään alati muuttuvassa maailmassa.

Pidä omasta kirjanpitäjästäsi hyvää huolta, jos hän vielä sattuu olemaan intohimoinen, et löydä helposti uutta korvaavaa.