Posted by on 7.9.2020

Kirjoituksen tarkoituksena on käsitellä meidän parhaita käytäntöjä etätyön suhteen ja pohtia millä tavalla täysin uuden työntekijän koulutus onnistuu etänä.

Siirryimme maaliskuun puolivälissä 2020 sujuvasti etätöihin, kuten moni muukin kertarysäyksellä. Meidän onni oli, että olimme jo valmiiksi etätyöystävällisiä eli kaikki meidän asiakkaat ovat sähköisiä ja meillä ei ole erillisiä dokumentteja muualla kuin pilvessä. Oma suhtautuminen täydelliseen etätyöhön oli vielä vuoden alussa hyvin skeptinen, koska en uskonut, että etätyössä voidaan saavuttaa samanlaista tehokkuutta kuin normaalityössä toimistolla.

Meidän arki lähti rullaamaan hyvin. Asiakkaiden kanssa käytyjen keskustelujen ja lukuisten artikkeleiden jälkeen päädyimme hyvin yksinkertaiseen malliin. Meillä on päivittäin toimiston oma teams-palaveri klo 10-11, jossa käydään läpi niin työhön liittyviä kuin muitakin asioita. Tärkeä huomio oli, että jokaisella on hyvä olla video päällä, joka tekee palaverista paljon mielekkäämmän, kun voidaan lukea myös sanattomia viestejä. 

Meillä oli jo ennestään liukumat käytössä, joten etätöissäkään emme aloita päivää samaan aikaan. Koska meillä on pieni toimisto, jokainen huikkaa huomenet teamsiin, kun ”tulee työpaikalle” ja lähtiessä heipat. Näillä toimilla olemme saaneet työpäivästä sujuvan ja jokainen tietää, koska voi kysyä apua. Päätimmekin jo hyvissä ajoin kevättä, että emme palaa enää toimistolle vaan etätyö jatkuu toistaiseksi. Edelleen jokainen saa halutessaan tulla toimistolle, mutta hiljaista on ollut. Tietysti yksi tärkeä asia oli, että jokaisella on kotonaan samanlaiset välineet kuin työpaikalla, meillä se tarkoittaa kahta lisänäyttöä, sähköpöytää, kunnollista tuolia ja kannettavaa tietokonetta.

Asiakaspalaverit ovat sujuvasti siirtyneet teams-palavereiksi ja vain poikkeustapauksissa nähdään enää livenä. Tässäkin erikoista on se, että olemme enemmän yhteydessä asiakkaisiin, kun aika ei mene matkoihin.

Meillä etätyö on toiminut hyvin, koska jokainen on ammattilainen ja osaa asiansa – vaikka meilläkin on ns yhteisasiakkaita, joihin vaaditaan enemmän yhteistä kommunikointia kuin täysin omiin asiakkaisiin. Lukujen valossa etätyö ei ole vähentänyt tehokkuutta. Sisäisten tuntien määrä on lisääntynyt, mutta vastaavasti keskeytyksiä on vähemmän ja siten keskittyminen pysyy parempana ja kokonaistehokkuus on kasvanut.

Meillä on aloittamassa uusi työntekijä, joka ei tunne talon tapoja ja ohjelmakin tulee uutena. Tässäkin asiassa olin aikaisemmin sitä mieltä, että koulutus ei toimi etänä. No, nyt päätettiin kokeilla, että toimiiko. Ensimmäiset pari päivää toimistolla ja sen jälkeen täysin etänä. Uskon, että soveltamalla ja työkaluja käyttämällä tämäkin asia saadaan toimimaan. Kuten monessa asiassa, tässäkin oma ajattelu pitää haastaa ja lähteä rohkeasti kokeilemaan uutta.

Suurimmat haasteet tulevat varmasti olemaan lähijohtamisen haasteet, helpot ja nopeat opastukset täysin uuteen asiaan ovat helpompia kasvotusten kuin koneen välityksellä. Lisäksi ilman videokuvaa ilmeiden lukeminen jää pois, joka vaikeuttaa omaa käsitystä siitä menikö viesti perille vai ei. Olen puhunut samoista asioista myös meidän asiakkaiden kanssa ja suurin huoli on ollut siinä, että miten täysin uudet työntekijät saadaan työyhteisöön mukaan ja myös se, että miten saadaan huolehdittua ihmisten jaksamisesta ja työn jaksottamisesta. Meidän yhteisö on onneksi osannut ottaa etätyöstä myös hyödyt irti, pitänyt keskellä päivää pidemmän tauon ja käynyt ulkoilemassa, kun ilma ollut upea tai hoitanut omia asioita silloin kun ei ole ruuhkaa. Näin sen pitääkin olla ja kannustan rohkeasti tekemään asioita, jotka eivät ole olleet mahdollisia ns normaalityössä.

Ehkä suurin anti keväästä on ollut se, että pitää lähteä rohkeasti kokeilemaan uutta avoimin mielin ja asennoitua siihen, että asiat tulevat toimimaan. Ja tuloksia pitää seurata yhtä tiiviisti kuin aikaisemminkin, se antaa turvaa sekä työnantajalle että työntekijälle siitä, että asiat sujuvat suunnitelmien mukaan. Lopuksi voisi sanoa, että kaikki perustuu luottamukseen, ilman sitä mikään ei toimi.

Ja miksi oma käsitykseni etätyöstä on muuttunut? Sanoisin yhdeksi syyksi, että työvälineillä on todella suuri merkitys. Jos olet toimistolla tottunut kahteen näyttöön ja kotona yrität tehdä töitä pelkällä kannettavalla, ei työ edes voi olla yhtä tehokasta. Kun olosuhteet ovat samanlaiset, ei fyysisellä paikalla ole enää merkitystä. Ja tietysti jokaisen pitää kokea oma työn tekemisen muoto mielekkääksi, jo se itsessään antaa valtavasti voimaa. Ja kolmantena luottamus niin työnantajan kuin työntekijänkin puolelta. Olisi kauheaa, jos pitäisi olla koko ajan peloissaan siitä, että onko tehnyt riittävästi. Kun itse tietää tehneensä parhaansa, se riittää aina.