Posted by on 2.11.2019

Mikä on suurin yksittäinen kuluerä arkkitehtitoimistoilla palkkojen jälkeen? Tähän ja moniin muihin arkkitehtitoimistojen erityispiirteitä koskeviin asioihin tulee vastaus tässä kirjoituksessa.

Suurin yksittäinen toimiala asiakkaissamme ovat arkkitehtitoimistot. Luonnollisesti arkkitehtitoimistojen taloushallinto on hyvin samantyyppistä kuin muiden projektiyritysten taloushallinto. Oma kokemukseni alkaa vuodesta 2005, jolloin aloitin ensimmäisen suuren arkkitehtitoimiston taloushallinnon hoitamisen. 

Ehdottomasti tärkein asia on varmistaa, että arkkitehtitoimistolla on toimiva projektinhallinta, joka mahdollistaa myös taloushallinnon oikeellisuuden ja asioiden ennustamisen. Pienissä parin hengen toimistoissa selvitään vielä perinteisin menetelmin, mutta suuremmissa toimistoissa on hyvä olla toimiva projektinhallintaohjelmisto, esimerkiksi ValueFrame tai Severa.

Taloushallinnossa käyttämämme Netvisor on todettu toimivaksi, ilmeisesti myös Procountor toimii hyvin näiden ohjelmistojen kanssa.

Meidän asiakkailla suosituin yhdistelmä on Netvisor ja Severa. Tässä mallissa projektinhallinta, tuntikirjaukset ja myyntilaskutus toimivat Severassa ja käytännössä kaikki muu Netvisorissa kuten palkanlaskenta, myyntireskontran ylläpito, ostolaskujen maksatus sekä itse kirjanpito. Yleensä koko henkilöstöllä on käyttöoikeus Severaan ja johdolla sekä laskutusta hoitavalla henkilöllä Netvisoriin. Myyntilaskut ja tuntikirjaukset siirtyvät Severasta Netvisoriin rajapinnan kautta eli manuaalista työtä ei tarvitse tehdä. Netvisorin päässä asiakkaiden maksamat suoritukset kohdistuvat automaattisesti avoimille laskuille.

Kun ohjelmat ovat käytössä, menee työnjako yleensä niin, että yrityksen sisällä hoidetaan myyntilaskutus sekä ostolaskujen maksu. Tilitoimisto hoitaa palkanlaskennan sekä kirjanpidon. Luonnollisesti tilitoimisto on yrityksen oman taloushenkilön tuki- ja varahenkilö. Meillä on valtava tietomäärä erilaisista tilanteista ja se on kokonaan myös asiakkaiden käytössä. Kun asiakkaalla ei tarvitse olla kaiken osaajaa, on se yleensä myös kokonaiskustannusten kannalta järkevää, kun oman henkilöstön ei tarvitse käydä kalliissa koulutuksissa päivittämässä osaamista.

Viime vuosina onkin yleistynyt malli, jossa yhtiön omat talousjohtajat on korvattu tilitoimistosta ostetulla palvelulla. Tämä on riskienhallinnan ja kustannusten kannalta yleensä toimivin ratkaisu. Tietysti on edelleen tilanteita, joissa oma CFO on hyvä olla, mutta yleisempää on päinvastainen malli.

Meillä rooli on yleensä enemmän kuin tukihenkilö, pyrimme olemaan meidän johtoryhmäasiakkaille lähes kuin heidän oma CFO, viestimme laajasti useamman henkilön kuin määritellyn yhteyshenkilön kanssa, ts olemme helposti lähestyttäviä.

Itse johtoryhmätyöskentelyssä pyrimme ottamaan huomioon myös yrityksen tulevaa kehitystä eikä pelkästään lukujen perusteella murehtia menneisyyttä. Tulevaisuuden määrittämisessä hyvä projektinhallintaohjelmisto helpottaa myös meidän työtä, kun pystymme seuraamaan tulevia projekteja ja niiden työmääräennusteita.

Lukujen osalta myös arkkitehtitoimistoissa on suurta hajontaa, mutta alla on kuvattu terveen, hyvää tulosta tekevien toimistojen kulujakauman (prosenttiosuus liikevaihdosta):
Tekemisen kustannus (henkilöstökulut ja alikonsultit) 50-60%
Liiketoiminnan muut kulut 10-20%
Liikevoitto 20-30%

Liiketoiminnan muissa kuluissa toimitilakustannukset ovat selkeästi suurin yksittäinen erä, mutta viime vuosina ohjelmistokustannusten osuus on kasvanut merkittävästi euromääräisesti. Perinteisesti kaikki toimistot käyttävät myös alikonsultteja ja siksi heidän kustannus pitää muistaa huomioida lukuja tulkittaessa.

Itse kirjanpidossa pitää muistaa huomioida suurimpien kuluerien jaksotukset. Lomapalkkavelka on erittäin tärkeä tehdä kuukausitasolla, myös suurimmat muut vuosittain laskutettavat kuluerät on helppo jaksottaa oikeille kuukausille. Keskeneräiset projektit pitää muistaa ottaa mukaan, kun niiden osuus on merkittävä, hyvin usein ne ovat edelleen pienessä roolissa ja siksi kovin tarkka keskeneräisten jaksotus ei anna välttämättä yhtään parempaa kuvaa kustannuksiin nähden.

Edelleen aktiivinen yhteydenpito asiakkaan kanssa on kaikkein tärkein asia, koska vain sillä voimme varmistaa, että kirjanpidossa on huomioitu kaikki merkittävät asiat. Pelkän lakisääteisen kirjanpidon hoitamiseksi riittäisi laskujen ja kuittien kirjaaminen, mutta meidän mielestä se ei ole aktiiviselle kumppanille riittävä rooli. 

PS suosittelen kaikille arkkitehtuurista kiinnostuneille kävelemään New Yorkissa High Linen läpi, on ainakin näin maallikolle tarjolla paljon erilaista arkkitehtuuria vajaan kolmen kilometrin kävelyllä.