Tiliamppari on arkkitehtitoimistojen valinta

Tiliampparin asiakaskunnan suurin yksittäinen toimiala on arkkitehtitoimistot. Ylipäätään olemme vahvasti keskittyneet projekti- ja palveluliiketoimintaan.
Esimerkiksi mainostoimistot, konsultointiyritykset ja muut ulkoistettuja palveluja tarjoavat yritykset toimivat samoilla periaatteilla. Voisi sanoa, että kaikki yhtiöt joissa palkkakulut ovat suurin kuluerä, ovat meidän vahvinta osaamisaluetta. Vahvuutemme tulee siitä, että ymmärrämme projektiluontoisen kirjanpidon haasteet, henkilöstön merkityksen yritykselle sekä taidon palvella tarvittaessa koko asiakasyrityksen henkilökuntaa.

Alla on listattuna asioita, jotka olemme todenneet erityisen tärkeiksi arkkitehtitoimistoilla ja kuvattu myös sitä palvelumallia miten me toimimme.

Kaiken tekemisen pohjana on oikeellisuus, johdon pitää pystyä luottamaan siihen, että taloushallinnosta saadaan oikeita lukuja, jotta niiden avulla voidaan tehdä päätöksiä.

Jotta pääsemme edes alkuun, pitää varmistaa, että arkkitehtitoimistolla on toimiva projektinhallinta, joka mahdollistaa oikeellisuuden ja asioiden ennustamisen. Pienissä parin hengen toimistoissa selvitään vielä perinteisin menetelmin, mutta suuremmissa toimistoissa on hyvä olla toimiva projektinhallintaohjelmisto, esimerkiksi ValueFrame tai Severa.

Taloushallinnossa käyttämämme Netvisor on todettu toimivaksi, ilmeisesti myös Procountor toimii hyvin näiden ohjelmistojen kanssa.

Me olemme aktiivisesti mukana aloituksessa, pidämme huolen, että jokaisella vaadittavalla henkilöllä on riittävä osaaminen ohjelman hyödyntämiseen. Netvisorin osalta hoidamme käyttöönoton avaimet käteen -periaatteella, haluamme kuormittaa asiakasta mahdollisimman vähän. Kun perusteet ovat kunnossa, koulutamme niin paljon, että ohjelma tulee tutuksi.

Meidän asiakkaillamme suosituin yhdistelmä on Netvisor ja Severa.
Tässä mallissa projektinhallinta, tuntikirjaukset ja myyntilaskutus toimivat Severassa ja käytännössä kaikki muu Netvisorissa kuten palkanlaskenta, myyntireskontran ylläpito, ostolaskujen maksatus sekä itse kirjanpito. Yleensä koko henkilöstöllä on käyttöoikeus Severaan ja johdolla sekä laskutusta hoitavalla henkilöllä Netvisoriin. Myyntilaskut ja tuntikirjaukset siirtyvät Severasta Netvisoriin rajapinnan kautta eli manuaalista työtä ei tarvitse tehdä. Netvisorin päässä asiakkaiden maksamat suoritukset kohdistuvat automaattisesti avoimille laskuille.

Kun ohjelmat ovat käytössä, menee työnjako yleensä niin, että yrityksen sisällä hoidetaan myyntilaskutus sekä ostolaskujen maksu. Tilitoimisto hoitaa palkanlaskennan sekä kirjanpidon. Luonnollisesti tilitoimisto on yrityksen oman taloushenkilön tuki- ja varahenkilö. Esimerkiksi kesälomatuuraus on helppoa, kun tilitoimisto voi maksaa laskut ilman erillistä pankkitunnusten luovuttamista tai käyttöoikeuksian määrittämistä. Meillä on valtava tietomäärä erilaisista tilanteista ja se on kokonaan myös asiakkaiden käytössä. Kun asiakkaalla ei tarvitse olla kaiken osaajaa, on se yleensä myös kokonaiskustannusten kannalta järkevää, kun oman henkilöstön ei tarvitse käydä kalliissa koulutuksissa päivittämässä osaamista.

Viime vuosina onkin yleistynyt malli, jossa yhtiön omat talousjohtajat on korvattu tilitoimistosta ostetulla palvelulla. Tämä on riskienhallinnan ja kustannusten kannalta yleensä toimivin ratkaisu. Tietysti on edelleen tilanteita, joissa oma CFO on hyvä olla, mutta yleisempää on päinvastainen malli.

Meidän rooli on yleensä enemmän kuin tukihenkilö, pyrimme olemaan meidän johtoryhmäasiakkaille (valikoimassamme on kolme palvelupakettia ja Johtoryhmä on niistä laajin malli) lähes kuin heidän oma CFO, viestimme laajasti useamman henkilön kuin määritellyn yhteyshenkilön kanssa, ts olemme helposti lähestyttäviä.

Itse työskentelyssä pyrimme ottamaan huomioon myös yrityksen tulevaa kehitystä eikä pelkästään lukujen perusteella murehtia menneisyyttä. Tulevaisuuden määrittämisessä hyvä projektinhallintaohjelmisto helpottaa myös meidän työtä, kun pystymme seuraamaan tulevia projekteja ja niiden työmääräennusteita.

Lukujen osalta myös arkkitehtitoimistoissa on suurta hajontaa, mutta alla on kuvattu terveen, hyvää tulosta tekevien toimistojen kulujakauman (prosenttiosuus liikevaihdosta):

* Tekemisen kustannus (henkilöstökulut ja alikonsultit) 50-60%
* Liiketoiminnan muut kulut 10-20%
* Liikevoitto 20-30%

(Osuudet eivät perustu pelkästään meidän asiakkaiden lukuihin vaan toimialaan yleisesti.)

Liiketoiminnan muissa kuluissa toimitilakustannukset ovat selkeästi suurin yksittäinen erä, mutta viime vuosina ohjelmistokustannusten osuus on kasvanut merkittävästi euromääräisesti. Perinteisesti kaikki toimistot käyttävät myös alikonsultteja ja siksi heidän kustannus pitää muistaa huomioida lukuja tulkittaessa.

Itse kirjanpidossa pitää muistaa huomioida suurimpien kuluerien jaksotukset. Lomapalkkavelka on erittäin tärkeä tehdä kuukausitasolla, myös suurimmat muut vuosittain laskutettavat kuluerät on helppo jaksottaa oikeille kuukausille. Keskeneräiset projektit pitää muistaa ottaa mukaan, kun niiden osuus on merkittävä, mutta hyvin usein ne ovat edelleen pienessä roolissa ja siksi kovin tarkka keskeneräisten jaksotus ei anna välttämättä yhtään parempaa kuvaa kustannuksiin nähden.

Meidän mielestämme tärkeintä on aktiivinen yhteydenpito, jolla voimme varmistaa sen, että kirjanpidossa on huomioitu kaikki merkittävät asiat. Pelkän lakisääteisen kirjanpidon hoitamiseksi riittäisi laskujen ja kuittien kirjaaminen, mutta meidän mielestä se ei ole aktiiviselle kumppanille riittävä rooli.

Tutustu asiakkaidemme kokemuksiin täältä